Hiện do thủ tục hành chính quá rườm rà, do qui định các cấp xét duyệt nên công văn đi vòng vèo khi được gửi hàng miến phí cũng phải mất trên dưới 10 ngày (chưa kể thời gian vận chuyển), chính vì quá nhiêu khê nên sau khi có kiến nghị về thủ tục, bây giờ việc làm thủ tục gửi hàng cứu trợ được làm tắt đơn giản hoá như sau:
-ĐK gửi hàng miễn phí: Chỉ chấp nhận nhận hàng của tổ chức Hội chữ thập đỏ hoặc Mặt trận tổ quốc gửi cho bất kể cá nhân, tổ chức nào ở nơi ga đến (ga nhận). Hoặc ngược lại cá nhân, tổ chức ở ga gửi (SG, HN, ĐN...) gửi cho Hội chữ thập đỏ, Mặt trận tổ quốc của tỉnh QB hoặc bất kỳ địa phương nào bị ảnh hưởng của đợt lũ vừa qua.
-Đối với cá nhân, tổ chức ở nơi gửi (SG,HN, ĐN...): Muốn gửi số hàng cứu trợ miễn phí thì phải được Hội Chữ thập đỏ hoặc Mặt trận (ở SG, HN, ĐN...) giới thiệu là tổ chức, hoặc nhà hảo tâm cần gửi số lượng, chủng loại hàng đến cho cá nhân, tổ chức bất kỳ ở QB hoặc các địa phương bị lũ lụt đợt vừa qua (thường ga đến là ĐH hoặc Vinh). Việc làm nhân đạo này chắc chắn Hội chữ thập đỏ hoặc Mặt trận ở nơi có hàng muốn gửi sẽ ủng hộ hoàn toàn khi các điểm cầu đề nghị để cấp giấy giới thiệu cá nhân, tổ chức đến các ga cần gửi (SG, HN, ĐN...) hàng về ĐH hoặc nơi khác. Cách này theo tại hạ đơn giản nhất.
-Trong trường hợp ko xin giấy giới thiệu của Hội, Mặt trận ở nơi có hàng tập kết. Thì các điểm cầu tập trung hàng lại thông báo số lựơng, chủng loại hàng cho tại hạ, lúc đó tại hạ sẽ làm việc với Hội chữ thập đỏ hoặc Mặt trận tổ quốc tỉnh QB để làm công văn xác nhận có tổ chức, nhà hảo tâm ở (SG, HN, ĐN...) cần gửi hàng về ga ĐH hoặc ga khác để cứu trợ lũ lụt, tiếp theo công văn sẽ được Fax cho các ga tiếp nhận hàng gửi (SG,HN, ĐN...), khi họ nhận được công văn tại hạ sẽ thông báo cho các điểm cầu đến các ga gửi hàng về qua đường hành lý hoặc đường hàng hoá. Cách này phức tạp hơn và lại mất thời gian.
-Đường hành lý: Là đối với số lượng hàng ko lớn, khoảng trên dưới 5 tấn (vì tàu Thống nhất có 1 toa hành lý và thể tích có hạn) như mì tôm, áo quần, sách vở, thực phẩm thì được gửi qua toa hành lý của tàu khách Thống nhất Bắc Nam thường khi gửi gửi trực tiếp tại ga SG, HN, ĐN....nên thường hàng được chuyển về ĐH rất nhanh.
- Đường hàng hoá: Là khối lượng hàng nhiều khoảng vài chục tấn, cồng kềnh như gạo, thực phẩm, các hàng hoá khối lượng lớn... thì chỉ được gửi qua đường hàng hoá bằng tàu Hàng ở các ga Hàng hoá là Sóng Thần, Giáp Bát, Đà Nẵng (ĐN vừa là ga HK vừa là ga HH)...vì được chuyển qua tàu hàng nên hàng về ĐH tương đối chậm.
Chính vì vậy theo tại hạ nếu hàng của mình số lượng lớn thì nên chia nhỏ ra nhiều lần để gửi hàng qua đường hành lý của tàu khách, đảm bảo thuận tiện cho người gửi và hàng đến nhanh cho người nhận. Dù số lượng hàng cứu trợ có đến hàng ngàn tấn nếu đúng theo đối tượng gửi và nhận như trên thì ngành ĐS cũng hoàn toàn vận chuyển miễn phí.
-Khi xin được giấy giới thiệu của Hội hoặc Mặt trận, khi đến gửi hàng nếu là tổ chức phải mang thêm giấy giới thiệu của cơ quan của mình, nếu cá nhân thì phải mang thep CMND, khi đến ga hỏi phòng hành lý sẽ có cán bộ hướng dẫn làm thủ tục gửi hàng.
Ở phía nhận các điềm cầu gửi có thể gửi cho bất cứ tổ chức hay cá nhân nào nhận cũng được nhưng phải cung cấp đầy đủ thông tin: Đối vơi tổ chức phải có ĐC, ĐT, đối với cá nhân: Tên, ĐC , số CMND đầy đủ ngày cấp, nơi cấp.
Có gì chưa rõ hãy liên lạc với tại hạ: 0905837792